De  cc staat voor, carbon copy, en zorgt ervoor dat je geïnformeerd bent. Niet meer en niet minder dan dat. Je kunt er op vertrouwen dat er geen actie van jou verwacht wordt maar dat het interessant of nuttig is om te weten.

Wanneer iedereen zich aan bovenstaande betekenis van cc zou houden, dan kun je cc ter kennisgeving aannemen zonder dat er iets mis gaat.

Toch zijn velen gefrustreerd over de cc bij het e-mailen. Waarom die frustratie? Het blijkt dat mensen vooral te vaak cc ontvangen en ook dat cc-geadresseerden tóch reageren op de e-mail door allen te antwoorden en daarbij ook nog anderen toevoegen aan de cc, die er vervolgens ook weer wat van vinden. In no time gaat de e-mail dan ergens anders over en is de halve organisatie betrokken. 

Andersom komt het ook voor dat je mailtjes cc krijgt waarin tóch een actie van jou wordt gevraagd. Kortom, heel frustrerend, dat cc-veld en vooral het ondoordachte gebruik ervan!

Er zijn allerlei mogelijke redenen voor dat we allemaal cc’s sturen, ook al vinden we de cc-cultuur vervelend. Eén of meer namen toevoegen aan het cc-veld kost weinig moeite. Het is verleidelijk om snel een e-mail te maken en niet erg concreet over ‘aan’ en ‘cc’ na te denken. Als iedereen dat doet, wil jij dan afwijken? Je doet het omdat je de geadresseerde wilt laten weten dat er iemand meeleest, of omdat je niemand buiten wilt sluiten. Of misschien wil je je leidinggevende laten weten waaraan je werkt of je bent bang dat er mogelijk wat misgaat. Of misschien gewoon omdat er nooit afspraken over gemaakt zijn en stuur je dus bij twijfel een cc, om allerlei redenen. En zo houden we de frustratie gezamenlijk in stand.

Verbeter de cc-cultuur, begin bij jezelf!
Het versturen van cc is nou net iets waar je wél invloed op hebt. Dus ook al is er in je organisatie een cc-cultuur die niet zomaar verdwenen is, je kunt natuurlijk wel zelf beginnen met het verminderen van de frustratie voor jezelf en anderen. Wie weet wat je ermee in gang zet.

TIPS:
Zoek alternatieve methoden om elkaar op de hoogte te houden. Geef elkaar updates tijdens een dagstart of weekoverleg. Gebruik een bespreekpuntenlijst. Of stuur wekelijks een update naar relevante mensen, waarin je de relevante informatie van die week deelt en vraag hen dat ook te doen. Of zoek een app of digitale omgeving waarin je voor een project samenwerkt aan bestanden, overlegt en updates geeft. Iedereen kan dan meelezen en meedoen in die app, in plaats van allemaal e-mails heen en weer te sturen.

Deel alleen de uitkomst. Kan je aan het eind van de mailwisseling mensen op de hoogte stellen, in plaats van elke mail in het voorafgaande proces te cc'en?

Schrijf eerst je e-mail en voeg dan geadresseerden toe. Je hebt dan eerst denkwerk verricht en je precieze vraag of opmerking geformuleerd. Je kunt nu ook beter nagaan aan wie je de e-mail wilt sturen.

Vermeld bovenaan de e-mail wie je waarom in de cc hebt gezet. Dat maakt voor iedereen helder waarom zij daar staan. Eventueel zet je er specifiek bij dat er geen actie nodig is..

Wees specifiek over de acties die je vraagt. Als je duidelijk maakt wat je precieze vraag is, help je alle geadresseerden: wil je mij uiterlijk vrijdag je reactie sturen? Graag alleen naar mij, dan verwerk ik ze in een nieuwe versie. 

www.meereffect.nl

Ga eens na met welke redenen jij mensen toevoegt aan de cc.
Moet iemand op de hoogte zijn? Of is het indekken? Onzekerheid? Een gewoonte? Nog wat anders? Is dat terecht, of wil je het veranderen?

Bespreek eens met je team en collega-leidinggevenden wanneer je wel en geen cc wilt ontvangen. Een trainingsdeelnemer had eens zijn cc-mails geanalyseerd. Het bleken vooral 2 smaken te zijn: de verzender wil eigenlijk een compliment of het is een dreigende escalatie waar alvast op voorgesorteerd wordt. Dat kan bij jou anders zijn, maar als je veel cc ontvangt, heb je vast een beeld van wat jij wel of niet als cc wilt ontvangen. Je kunt dus de leiding nemen om het preciezer te bespreken.

Gebruik je veel cc of misschien wel bcc?
Wat is jouw motivatie om dat te doen?