Tips voor het schrijven van goede teksten

Je zult als leidinggevende moeten schrijven. Een tekst voor de nieuwsbrief, een verslag, een aanzet voor een jaarplan, een bericht over een medewerker naar de bedrijfsarts, een uitwerking van een projectplan... Wanneer je wilt dat wat je schrijft ook gelezen wordt, is het goed om geen lange teksten te maken, simpelweg omdat mensen daar geen tijd voor hebben (of nemen). Hieronder tips om tot een goede tekst te komen:

1. Weet welk punt je wilt maken
Te vaak lees je teksten waarbij je geen idee hebt wat nu de clou is of welk punt de schrijver wil maken (nog vaker is dit overigens het geval bij sprekers/ presentaties).  Denk van tevoren na over je punt en zorg dat dit duidelijk is. Probeer niet teveel punten in 1 tekst te maken.

2. Stramien opstellen
Maak voordat je begint te schrijven een ‘skeletje’ met titel en alle tussenkopjes van de tekst. Dat geeft een de rode draad en overzicht voor de tekst. Het zorgt voor een logische volgorde in je tekst en het zorgt ervoor dat je niets vergeet of iets dubbel schrijft.

3. Probeer de aandacht te grijpen en interesse te wekken
Met een pakkende titel  en een eerste alinea die aanspreekt grijp je de aandacht en interesse.

4. Houd de aandacht vast
Mensen raken snel verveeld, afgeleid en verliezen concentratie. Je zult (zeker in langere teksten) constant opnieuw de aandacht opnieuw moeten grijpen. Je kunt dat al heel eenvoudig doen met tussenkoppen. Je verdeelt dan je tekst en de lezer die ‘diagonaal’ door de tekst gaat zal duidelijk kunnen zien welk gedeelte zijn aandacht grijpt.

5. Opmaak van je teksten
Ook met de opmaak van je tekst kun je een stuk overzicht geven maar ook beter de aandacht vasthouden. Lelijk opgemaakte, rommelige teksten worden niet gelezen, mensen worden al moe als ze er naar kijken. Zorg voor witregels om de 3 a 4 regels tekst, gebruik tussenkopjes, plaats afbeeldingen waar mogelijk, gebruik niet teveel verschillende kleuren en lettertypes en lijn het geheel netjes uit. Maak de inhoud en de opmaak van de tekst concreet.

6. Gebruik maken van opsommingen
Opsommingen doorbreken het patroon van een saaie tekst en geeft een lezer aan dat het om een overzichtje gaat. Wanneer je bijvoorbeeld afspraken hebt gemaakt met een medewerker, maak gebruik van opsommingstekens. Of bijvoorbeeld wanneer je in een tekst voor jouw leidinggevende de voor- en nadelen op een rij wilt zetten

7. Identificeer je met je lezer
Weet wie je lezer is. Schrijf je voor jouw team, voor de bedrijfsarts of misschien een tekst die door het managementteam (MT) of directie gelezen wordt. Ik bedoel hier niet mee dat je voor het MT hoogdravende teksten moet schrijven. Juist niet zelfs. Het gaat erom dat je de lezer wilt ‘pakken’ met je tekst. Een directielid zal anders tegen een item aankijken dan bijvoorbeeld een teamlid. Bedenk dus goed hoe je jouw punt wilt maken bij welke doelgroep.

8. Geef voorbeelden
Niets zo irritant als een tekst te lezen en niet begrijpen waar de schrijver het over heeft terwijl je wel het idee hebt dat het belangrijk voor je kan zijn. Je kunt praktische en concrete voorbeelden noemen om je tekst  te ondersteunen.

9. Schrijven is schrappen
Schrijven is schrappen! Schrijf alles uit wat er maar bij je opkomt om daar vervolgens alle overbodige materie weer uit te schrappen. Zeker als het gaat om het samenstellen van het skelet (het stramien) werkt dit heel goed.

Geef jezelf eens een cijfer als het om schrijven gaat.

Wat wil je leren wat betreft het schrijven van teksten?