Een goede manier om medewerkers uit het team op de hoogte te houden van alle wetenswaardigheden is het verstrekken van een nieuwsbrief. Misschien heeft jouw afdeling al een nieuwsbrief en wordt deze wekelijks verzonden. Kijk dan naar de onderstaande tips en bekijk of er iets te verbeteren valt.

Tips:

1. Bespreek met de collega-leidinggevenden het idee van een nieuwsbrief
2. Bedenk wat je / jullie in een nieuwsbrief wil vermelden
3. Deel een nieuwsbrief in met onderwerpen, bijvoorbeeld: *Afdelingsnieuws, *Vakinhoudelijk nieuws, *Lief en Leed, *Actuele informatie en *Agenda
4. Laat jouw leidinggevende het afdelingsnieuws aanleveren of doe het in samenspraak met deze leidinggevende
5. Het vakinhoudelijke nieuws kun jij en / of medewerkers die bepaalde vakinhoudelijke kennis hebben vullen
6. Bespreek (zeker wanneer het leed betreft) altijd met de medewerker die het betreft wát je opneemt in de nieuwsbrief. Misschien wil deze medewerker zelf de tekst aanleveren
7. Actuele informatie als (ver)bouwplannen of fusie, worden al snel de realiteit van de dag. Het is belangrijk om ook medewerkers van de voortgang op de hoogte te stellen om hen betrokken te houden. Foto’s van bijvoorbeeld een verbouwing maken mensen enthousiast en maakt dat ze de eventuele hinder die er is, makkelijker accepteren
8. De agenda bevat data van werkoverleg, congressen, bijeenkomsten e.d.
9. Schakel de afdelingssecretaresse in om de nieuwsbrief te maken
10. Maak een mooie lay-out zodat de nieuwsbrief een eigen identiteit krijgt en eenvoudig te vullen is
11. Zorg dat alleen de juiste personen in deze lay-out mogen werken (dus bijvoorbeeld geen medewerkers)
12. Sla de nieuwsbrieven op in een bestand waar alle medewerkers in kunnen zodat ze ten alle tijden zijn terug te lezen
13. Verdeel de mensen die de nieuwsbrief krijgen in groepen (contactpersonen in Outlook) en laat de afdelingssecretaresse de verzendgroepen beheren wat wil zeggen adressen verwijderen van ex-deelnemers en het toevoegen van nieuwe
14. Wees kritisch wie de nieuwsbrief krijgt (bijvoorbeeld heeft HR baat bij de nieuwsbrief)
15. Bepaal de frequentie van de nieuwsbrief (met veel parttimers is 1 x per week zeer gewenst)
16. Hou je aan de frequentie, dit geeft vertrouwen
17. Geef de nieuwsbrief altijd op hetzelfde moment uit
18. Bedenk wie de verzending doet wanneer de afdelingssecretaresse er niet is. Let erop dat deze persoon (en ook jij) alle contactpersonen (groepen) actueel in Outlook heeft. Dit kan de afdelingssecretaresse verzorgen door de actuele groep contacten door te mailen
19. Realiseer je dat jij als leidinggevende altijd verantwoordelijk bent voor de inhoud van de nieuwsbrief. Controleer de nieuwsbrief dus voor verzending
20. Mail direct (of zet zelf in de nieuwsbrief) aan de secretaresse het item dat je in de nieuwsbrief wilt opnemen. Uitstel is vaak ‘vergeten’
21. Last but not least: bedenk welke toon je in de nieuwsbrief gebruikt. Realiseer je dat medewerkers professionals zijn. Kijk uit voor ‘betutteling’

Heeft jouw afdeling een nieuwsbrief?
Zo ja: hoe bevalt die?
Zo nee: hoe sta jij tegenover een nieuwsbrief

Probeer eens een enthouisiasmerende tekst te maken van iets dat je aan je team moet 'verkopen'.
Misschien wil je dat ik met je meekijk?

Hoe is het voor jou om teksten te schrijven?
Wat vind je lastig aan teksten schrijven?
Waar kan ik je bij helpen?