Deze regels voor e-mail vond ik op internet (Intermediair) Er zitten vast bruikbare tips voor jou bij.
Intermediair

Regels bij e-mail:

1. Je onderwerpregel moet altijd beschrijvend zijn. 'Aanbieding' is niet genoeg. 'Aanbieding: vliegtickets voor de halve prijs' is al een stuk beter.
2. Houd elke e-mail zo kort mogelijk. Het kost je zelf minder tijd om te schrijven en je houdt hiermee rekening met de tijd van de lezer.
3. Hoe sneller je antwoord, hoe korter je antwoord mag zijn.
4. Zorg voor een beetje context als de ontvanger deze e-mail niet verwacht. Dit is net zo relevant voor eerste digitale ontmoetingen als voor contact met collega's.
5. Plaats belangrijke vragen of verzoeken aan het begin van de e-mail, en maak ze expliciet. Het moet voor de lezer direct duidelijk zijn wat je van hem of haar wilt.
6. Als er een deadline is, vermeld deze dan duidelijk. Als het verzoek niet dringend is, zeg dat dan ook.
7. Als je geen antwoord nodig hebt op je e-mail, schrijf dan dat het slechts ter info is.
8. Stel vragen zo duidelijk mogelijk. 'Wat vind je van dit voorstel?' is niet helder genoeg. 'Kunnen we dit voorstel van 20.000 euro voor vrijdag accepteren?' is beter.
9. Gebruik bullet points of genummerde lijsten waar mogelijk. Deze zijn makkelijker te scannen en verwerken dan blokken tekst.
10. Als iets binnen je tekst bijzonder belangrijk is, maak het dan dikgedrukt.
11. Maar overdrijf niet met de dikgedrukte tekst, daarmee verdwijnt het effect weer.
12. Gebruik een leesbaar lettertype. Standaard voorbeeld van hoe het niet moet is Comic Sans.
13. Als je een vraag of verzoek binnenkrijgt, maar niet direct kunt antwoorden, laat dan alvast weten dat je er later op terugkomt. Dit voorkomt herinneringsmails en helpt de ander met zijn of haar planning.
14. Zet het minimum aantal mensen in de CC. Hoe groter de groep ontvangers, hoe minder verantwoordelijk lezers zich voelen om te antwoorden.
15. Gebruik de Reply All / Antwoord Allen functie alleen als dat echt nodig is. Mensen zitten niet te wachten op e-mails die voor hen niet (meer) relevant zijn.
16. Als iemand in de groep ontvangers niet meer relevant is voor de discussie, verplaats hem of haar dan naar het BCC veld, en vermeld dat in de eerste regel van je e-mail: 'Maaike, bedankt voor de introductie bij Sophie, ik zet je in de BCC en pak het verder op vanaf hier.'
17. Controleer van mensen die je aan elkaar wilt voorstellen eerst of ze daar wel voor openstaan. Anders ontstaan er ongemakkelijke situaties.
18. Kaap geen e-maildiscussie over het ene onderwerp om over het andere te beginnen. Stel daarvoor een nieuwe e-mail op met een eigen onderwerpregel en relevante ontvangers.
19. Blijf niet onnodig stapelen. Niemand zit te wachten op het twintigste mailtje met 'Dit ziet er ook wel interessant uit!'
20. Als je mailt voor zakelijke doeleinden, zorg dan dat je contactinformatie en titel onderaan je e-mail staan. Hoe simpeler, hoe beter.
21. Mail je iemand die het erg druk heeft, dan is het volledig acceptabel en zelfs een beetje verwacht dat je een week later nog eens terugkoppelt. De meeste drukke mensen hebben minstens één zo'n herinnering nodig.
22. Het is niet oké om een druk persoon binnen 48 uur al te herinneren aan je eerste e-mail, tenzij het erg dringend is.
23. Als je een boze e-mail ontvangt, of er juist eentje wilt sturen, wacht dan nog even. Als het dringend is, pak dan liever de telefoon. 

Wanneer gebruik jij BCC?
Bij ja, ben ik benieuwd hoe jij BCC gebruikt. Wil je erover vertellen?

Wat vind je lastig van het gebruik van e-mail?