Waar medewerkers vroeger een briefje met de wens om vrij te krijgen op het bureau van de teamleider legden, vandaag de dag worden deze vragen digitaal gesteld.

Ik had ooit een deeltijdbaan als teamleider en mijn collega en ik hebben behoorlijk geworsteld om een goed systeem te verzinnen voor vragen die digitaal gesteld werden en de afhandeling daarvan.
Hoe kon ik zien wat zij afgehandeld had en hoe wist zij wat ik gedaan had. We hebben een systeem bedacht dat ook ideaal is als naslagwerk voor een teamleider die geen directe collega teamleider heeft:

• Maak een mailbox waarin medewerkers vragen kunnen stellen aan de teamleider(s).
• Maak bij deze mailbox een persoonlijke map voor iedere medewerker
• Zorg dat alleen de mensen die bevoegd zijn om de vragen te beantwoorden, geautoriseerd worden voor deze mailbox.  Let er hierbij op dat medewerkers vragen kunnen stellen die niet voor een ander dan iemand van de leiding geschikt zijn. 
• Zorg dat je deze teamleiders mailbox als hoge prioriteit beantwoord (medewerkers waarderen het zeer wanneer ze binnen een dag antwoord krijgen. Je kweekt er vertrouwen mee) 
• Wanneer je een antwoord geeft zet altijd in de cc: de teamleidersmail 
• Gooi na het antwoord de vraag weg (dit zorgt voor een lege mailbox)
• Sleep het antwoord dat je hebt gestuurd en dat (door de cc) in de mailbox van de teamleiders is gekomen, naar de map van de betreffende medewerker 

Op deze manier kun je alleen óf met verschillende mensen mail afhandelen en de antwoorden opslaan in de persoonlijke mappen van de medewerkers!

Succes!