Iedere organisatie moet bezuinigen of in ieder geval de kosten binnen de perken houden. Jij als leidinggevende krijgt hiermee te maken, of je dat nu wilt of niet. Het kan zijn dat je extra’s die de organisatie voor medewerkers afschaft moet uitleggen of dat je zelf de opdracht krijgt om een X bedrag te bezuinigen.

Hoe vaak gebeurt het niet dat het management zegt: 'Helaas zijn we gedwongen om maatregelen te nemen.' Communicatie als: ‘Vanaf heden zullen we dingen echt anders moeten doen. Dat betekent dat we de volgende wijzigingen gaan doorvoeren (… en succes ermee)’.
Een opgelegde verandering (bezuiniging) kan veel voor mensen betekende: zij worden uit hun comfort-zone gehaald en moeten (voor hun risicovolle) nieuwe dingen doen die ze zelf niet verzonnen hebben. Het resultaat is dat er vaak weerstand ontstaat. Misschien is dat de reden waarom  veranderen in veel gevallen een negatieve lading krijgt. 

Veranderen kan ook leuk, spannend en vooral inspirerend kan zijn. Krijg je opdracht dat er bezuinigd moet worden, pak dan de regie en ga het gesprek met je team aan. Maak er een gezamenlijk project van. Dát is de sleutel van tot het succes. Draagkracht onder de medewerkers en degene die met jouw afdeling te maken hebben is cruciaal.

Het is belangrijk dat je (bij welke verandering dan ook) in de gaten houdt dat er evenwicht blijft bestaan tussen in ieder geval:

• Veiligheid en kwaliteit
• Aantrekkelijke werkgever zijn
• Innovatie
• Grip op kosten 
• Misschien kent jouw organisatie nog andere ‘pijlers’ 

Wanneer je als leidinggevende van jouw team merkt dat de kwaliteit en veiligheid onder bepaalde bezuinigingen onder druk komt te staan, dan moet je je verantwoordelijkheid pakken en dit (met onderbouwde argumenten) onder de aandacht brengen bij jouw leidinggevende(n).
Wanneer je merkt dat jouw medewerkers de organisatie een steeds minder aantrekkelijke werkgever vinden, is dat ook jouw taak om te melden. Bij dit item is het moeilijker om onderbouwde argumenten te geven omdat dit een item is dat gebaseerd is op ‘gevoel’. Het is belangrijk dat je voor de belangen van de medewerkers opkomt mét in je achterhoofd dat bezuinigingen nooit zomaar zijn. Het bestaansrecht van de organisatie kan ervan af hangen. Bekijk dus goed waar je je energie gebruikt en waar je tegen medewerkers moet zeggen: ‘Het is niet anders en misschien kunnen we met elkaar bedenken en bespreken hoe we het toch leuk en goed met elkaar kunnen houden.’ Vaak komen er verrassende ideeën naar voren als je het bespreekbaar maakt. 

Praktische tips bij bezuinigingen: 

• Neem als leidinggevende de regie en maak de medewerkers deelgenoot en bespreek gezamenlijk de cruciale onderwerpen. Laat de deelnemers zich verbinden met waar de organisatie voor staat. Samen veranderen en samen de successen vieren. Motiveer! 
• Maak aan gerelateerde afdelingen duidelijk waar jij en je team voor staan en vertel hoe jullie dat denken te doen. Misschien komen er nog handige aanvullingen en tips 
• Informeer jouw leidinggevende en houd hem op de hoogte van de vorderingen en successen 
• Noteer de successen, hoe klein dan ook. Vele kleine resultaten vormen een grote. Noteer ook de resultaten die een aangehaakte afdeling heeft door het toedoen van jouw team. Het is belangrijk dat jouw teamleden op de hoogte zijn van de sucessen. Vier ze!
• Maak inzichtelijk wat de kosten van de materialen zijn waarmee medewerkers werken. Als zij de kosten kennen ontstaan er vaak nieuwe ideëen en mogelijkheden
• Inventariseer met elkaar welke processen er verbeterd kunnen worden. Misschien hoeft de formatie die open is door een aanscherping van een proces niet opgevuld te worden 
• Bekijk of administratieve handelingen kunnen worden verbeterd. Bijvoorbeeld: Is er genoeg controle op de afhandeling van facturen
• Denk ook eens aan videoconferencing wanneer er op meerdere locaties gewerkt wordt. Dit scheelt veel reiskosten en reistijd 
• Misschien zijn er goedkopere stagiaires in te huren op een plek waar formatie is voor een dure medewerker. Let hier wel op dat de kwaliteit en veiligheid niet in het gedrang komt en dat een stagiaire begeleiding nodig heeft 
• Probeer het ziekteverzuim terug te dringen. Zieke medewerkers zijn duur 
• Niet iedere medewerker is even braaf. Jaarlijks verdwijnt er veel geld binnen organisaties. Wees duidelijk over de regels van wat wel en niet gedeclareerd mag worden. Wees duidelijk over hoe de declaraties moeten worden aangeleverd. Verplicht kort na gedane uitgaven te declareren. Controleer direct bij ontvangst; je bent scherper als je één declaratie controleert dan tien achter elkaar. Maak duidelijk dat onjuist declareren niet wordt getolereerd

Heb jij scherp hoe de financiële situatie van jouw organisatie is?

Zet besparing eens op de agenda van een werkoverleg.
Hoe ga jij mensen enthousiasmeren om mee te denken.
Waar heb je hulp bij nodig?

Waar heb jij vragen over / wat vind je lastig?
Probeer je vraag zo concreet mogelijk te stellen.