Het kan gebeuren dat in jouw team één of meerdere medewerkers niet goed functioneren. Dit kan zijn (praktisch) binnen hun vakgebied maar het gedrag van een medewerker kan ook tot disfunctioneren leiden. Jij als direct leidinggevende moet (of je wilt of niet) hier iets mee en dat is best spannend.
Ik heb gemerkt dat het mij helpt om me in de medewerker te verdiepen. Wat maakt dat hij slecht functioneert?
Ik geef een voorbeeld:
Ik was leidinggevende in een fusieziekenhuis waar op twee locaties gewerkt werd en de medewerkers van een bepaalde afdeling hadden te horen gekregen dat zij over de locaties moesten rouleren. Eén vrouw van een jaar of 45 was het hier niet mee eens en verkondigde dat, zeg maar, pittig. Haar dominantie mening zorgde ervoor dat haar collega’s niet meer openlijk durfde te zeggen dat zij het geen enkel probleem, zelfs wel leuk, vonden om op de andere locatie te werken.
Ik vond twee dingen van de betreffende medewerker. Als eerste dat ze veel te veel ruimte in het team innam en ten tweede dat ze ongenuanceerd was. Ik ging (best zenuwachtig want ook ik vond haar dominante gedrag overweldigend) het gesprek aan. Ik probeerde de 4 A’s (zie ‘Coachend leidinggeven’ met de 4 A’s) in acht te nemen. Ik stelde open vragen, probeerde oprecht nieuwsgierig naar haar te zijn (best moeilijk om zonder oordeel het gesprek in te gaan). Door mijn rust en open houding gebeurde er iets bijzonders. Na een heftige monoloog van haar kant stelde ik de vraag: ‘Wat is nou écht het probleem?’ Ze viel stil en toen kwam het hoge woord eruit. Ze had geen auto en de andere locatie kon ze alleen bereiken op haar fiets langs een donkere weg vol bomen en struiken. Ze was doodsbang om op die donkere weg te fietsen.
Dat was eenvoudig praktisch op te lossen (het carpoolen was met wat aanpassingen in het rooster zo geregeld)
Uiteraard heb ik met haar gesproken over het verkondigen van haar mening en wat dat deed in het team. Die mening is waardevol maar wanneer deze veel te veel wordt gegeven wordt het dominant (zie ‘Kernkwaliteiten’)
Deze vrouw werd door een goed coachend gesprek een hoop ellende bespaard.

Soms lukt het niet om in coachende gesprekken gedragsveranderingen of praktisch slecht functioneren ten positieve om te buigen. Wat tips:

1. Ga open en nieuwsgierig een coach gesprek aan

2. Spreek de werknemer aan op zijn handelen
Voor de werknemer moet duidelijk zijn dat je ontevreden bent over zijn functioneren. Dit kan starten in een jaargesprek waarin je vervolggesprekken plant. (zijn er acute problemen met het functioneren dan plan je uiteraard zo snel mogelijk een gesprek).
Geef zo concreet mogelijk aan op welke punten hij zichzelf kan verbeteren. Een verbeterpunt als “zorgvuldiger werken” is op zich zelf nog te vaag. Probeer zo concreet mogelijk aan te geven bij welke handelingen de werknemer te onzorgvuldig was en geef ook aan hoe hij dit in de toekomst precies moet aanpakken. Benoem het gedrag dat je ziet en wat dat met jou (en anderen doet)

3. Leg het schriftelijk vast
Leg de gesprekken vast en laat ze ondertekenen (en als de medewerker dit niet wilt stuur het via mail toe) zodat je bewijslast hebt. Komt het tot een gerechtelijke procedure, kan de werkgever in bewijs leveren dat de medewerker de kans heeft gekregen zich te verbeteren. HR bij dergelijke trajecten betrekken is een absolute aanrader!

4. Help de werknemer zich te verbeteren
Van jou als goed werkgever wordt verwacht dat je de werknemer ook in de gelegenheid stelt zijn functioneren te verbeteren. Bedenk dat de voldoening is groot als dat ook lukt. Streef er oprecht naar ook al ben je de medewerker eigenlijk heel ‘zat’. Voor jou is het ook belangrijk dat je eraan werkt zodat je oprecht kunt zeggen wanneer het níet lukt, dat jij er alles aan gedaan hebt.
Een rechter die een ontbindingsverzoek wegens disfunctioneren moet beoordelen, zal vragen in hoeverre de werknemer hierbij heeft geholpen. Een externe coach inschakelen en een cursus laten volgen zijn opties om de medewerker te helpen om wél aan de eisen te voldoen.

5. Geef werknemer de tijd zich te verbeteren
Je kunt van een werknemer niet verwachten dat hij al zijn gebreken in een dag herstelt. Van jou als werkgever wordt verwacht dat je de werknemer voldoende tijd geeft om zijn functioneren te verbeteren. Hoeveel tijd hiervoor nodig is, hangt af van de omstandigheden van het geval. Enkele dagen is in ieder geval te kort; enkele weken kán voldoende zijn, maar vaak wordt een verbetertraject geacht zeker enkele maanden te duren.

6. Probeer de werknemer te herplaatsen
Biedt het verbetertraject onvoldoende resultaat, dan dient nog te worden onderzocht of de werknemer in een andere, bijvoorbeeld een lagere functie kan worden herplaatst. Rechters begrijpen dat zoiets binnen een kleine organisatie niet altijd makkelijk zal zijn. Hoe groter de werkgever, des te meer wordt op dit vlak van hem verwacht.

Nog steeds geen voldoende verbetering?
Je hebt er alles aan gedaan de werknemer zijn functioneren te laten verbeteren, maar bent nog altijd niet tevreden over zijn functioneren. In dat geval ligt een beëindiging van het dienstverband voor de hand. Mogelijk is de werknemer bereid met in gesprek te gaan over een beëindigingsovereenkomst.
Wanneer dat niet het geval is, resteren nog 2 mogelijkheden:
1. De organisatie vraagt een ontslagvergunning aan bij het UWV of
2. De organisatie vraagt de kantonrechter de arbeidsovereenkomst te ontbinden.
Zowel het UWV als de kantonrechter zullen kritisch bekijken of alle bovengenoemde stappen zijn doorlopen.
Optie 1 is doorgaans goedkoper: verleent het UWV toestemming de arbeidsovereenkomst op te zeggen, dan is de organisatie in beginsel niet gehouden de werknemer een ontslagvergoeding mee te geven. Juist omdat het UWV de werknemer geen ontslagvergoeding kan toekennen, is het UWV terughoudend met het verlenen van de ontslagvergunning.
De meeste werkgevers kiezen voor optie 2: deze procedure wordt gezien als kansrijker wanneer het gaat om ontslag wegens disfunctioneren. Het nadeel van optie 2 is echter dat kantonrechters, wanneer zij de arbeidsovereenkomst wegens disfunctioneren ontbinden, al snel geneigd zijn een ontslagvergoeding toe te kennen.

Heb jij iemand in jouw team zitten die niet goed functioneert?
Vertel eens.

Ga een coach gesprek aan. Probeer dat in eerste instantie bij een 'veilig' iemand. Een aardige collega waarvan je niet veel weet bijvoorbeeld.Gebruik de 4 A's

Hoe was het om een coachgesprek aan te gaan?